|
Очевидно, что
пользователями внутренней отчетности являются руководители предприятия, а также
менеджеры среднего и низшего звена, в том числе функциональные руководители и
отдельные специалисты. Компетенция, интересы, полномочия, ответственность
потенциальных пользователей внутренней отчетности достаточно варьируют. Поэтому
построение системы внутрифирменной отчетности, удовлетворяющей эффективности и
конфиденциальности, представляет важную управленческую задачу.
Можно выделить
следующие важнейшие принципы, которым должна удовлетворять система
внутрифирменной отчетности (рис. 6.1.):
Сущностные
1)
адресность;
2)
конкретность;
3)
контролируемость;
4)
краткость;
5)
релевантность;
6)
эффективность.
|
|
SH
Рис. 6.1. Принципы построения внутренней отчетности
К базовым сущностным принципам внутренней
отчетности относят:
1)
адресность – нацеленность на конкретного пользователя
(например, информация о расходе материалов нужна производственному менеджеру, а
не начальнику отдела кадров). Более того, формат и наполняемость отчетов должны
соответствовать вкусам и предпочтениям конкретного менеджера – кто-то склонен
самостоятельно глубоко разбираться в деталях, кому-то достаточно видеть только
итоговый результат;
2)
конкретность – данные отчетов должны включать не только
финансовую информацию, но и качественную; показатели следует выражать не только
абсолютными значениями, но и относительными, средними;
3)
контролируемость – менеджеру должна предоставляться
только та информация, которая ему необходима для принятия решений, находящихся
в его компетенции. При этом отчеты высшему руководству не являются результатом
суммирования нижестоящих отчетов (например, информация об административных
затратах не включается в производственные отчеты);
4)
краткость – чрезвычайная детализация в значительной
степени скрывает основные тенденции и закономерности развития процессов. Так,
например, крупное промышленное предприятие потребляет несколько сот видов
материалов, аккумуляция и включение в отчет информации обо всех материалах не
только чрезвычайно трудоемкое, но и в значительной степени бессмысленное
действие. Отчет должен отражать динамику, указывать на области, требующие
пристального внимания и вмешательства;
5)
релевантность – информация, содержащаяся в отчетности,
должна в той или иной степени подводить пользователя к принятию решений
касательно будущего. Кроме того, отчет должен содержать информацию об
отклонениях факта от нормы, что позволяет быстро выявить места и причины
отклонений и установить виновных лиц;
6)
эффективность – затраты на разработку, внедрение и
обслуживание системы не должны превышать потенциальные результаты. Задача
осложняется тем, что любая информационная система не имеет количественных
финансовых результатов. Результат заключается в повышении качества и
оперативности управленческих решений.
Среди базовых организационных принципов следует
отметить:
1)
оперативность – информация должна поступать в тот
момент, когда возникает необходимость в ней. Сроки предоставления,
периодичность определяются потребностями управления. Помимо периодической
отчетности система должна позволять получать информацию для принятия
конкретного решения в любой момент времени. При этом периодичность представления
отчетов индивидуальна и должна соответствовать принципу экономичности;
2)
стабильность – формат отчетов и их наполняемость должны
оставаться относительно стабильными во времени, что значительно сокращает время
на их анализ. Форма отчетов зависит, в первую очередь, от типа центра
ответственности (пример отчета о затратах приведен в таблице 6.2.);
3)
конфиденциальность – система должна иметь определенные
степени защиты и не позволять посторонним лицам иметь доступ к информации;
4)
доступность – обеспечение возможности для пользователя
доступа к базам данных;
5)
возможность автоматической обработки – количество
бумажных носителей целесообразно сокращать до минимума.
| 
